Steuer- und Buchführungsinfos für Existenzgründer und Soloselbstständige

Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit muss versteuert werden. Auf diese Weise partizipiert der Fiskus an der unternehmerischen Betätigung jedes Einzelnen. Bei Eröffnung des Betriebes ist innerhalb eines Monats dem Finanzamt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu übermitteln (Download über www.finanzamt.bayern.de) zu. Darin muss er Angaben zu persönlichen Daten und vor allem zum geschätzten Gewinn und zu weiteren Einkünften machen.

Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmern unterliegt der Gewinn der Einkommensteuer, bei Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer. Alle Gewerbebetriebe müssen außerdem die Gewerbesteuer beachten.

Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuerrecht entweder die Einnahme-Überschussrechnung oder die Bilanzierung/doppelte Buchführung vor. Zur doppelten Buchführung sind folgende Personen verpflichtet:

• Ins Handelsregister eingetragene Kaufleute sind nach dem HGB zur Führung von Büchern verpflichtet. Für das Steuerrecht hat dies insofern Bedeutung, als dort gilt, dass alle, die nach anderen Gesetzen zur Buchführung verpflichtet sind, auch zum Zwecke der Besteuerung buchführungspflichtig sind. Die Verpflichtung zur Buchführung beginnt mit dem ersten Geschäftsvorfall nach Aufnahme des Handelsgewerbes. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Buchführungspflicht mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages.

• Einzelkaufleute, die die Schwellenwerte von 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten, werden von der handelsrechtlichen Verpflichtung zur Buchführung, Inventur und Bilanzierung nach den handelsrechtlichen Vorschriften befreit (Ausnahmeregelung). Parallel dazu werden die Schwellenwerte der steuerlichen Buchführungspflicht ebenso angehoben. Gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Bilanzierung verpflichtet, wenn sie folgende Voraussetzungen erfüllen: Umsatz mehr als 800.000 Euro oder Gewinn mehr als 80.000 Euro.

Bei nicht originär zur Buchführung Verpflichteten, beginnt die Buchführungspflicht jedoch erst mit Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung des Finanzamts folgt, dass die genannten Grenzen überschritten sind und zur doppelten Buchführung übergegangen werden soll.

Bei der Bilanzierung sind - soweit sich aus dem Steuerrecht nichts anderes ergibt - die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung des Handelsrechts zu beachten. Dies bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter (z. B. Steuerprüfer des Finanzamts) innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen und Aufzeichnungen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig, richtig und geordnet zu erfassen, so dass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind.

Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Die Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sechs Jahre.

Das Steuerrecht erlaubt den Personen, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns durch eine Einnahmen-Überschussrechnung. Grundsätzlich muss die Einnahme-Überschussrechnung unter Verwendung eines amtlichen Vordrucks ("Anlage EÜR") erfolgen. Dieser Vordruck kann nebst Anleitung über den Internetauftritt des Bundesfinanzministeriums abgerufen werden. Die Anlage EÜR ist bis auf wenige Ausnahmen digital zu übermitteln. Die Pflichten des Unternehmers sind bei der Einnahmen-Überschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Bei der Einnahmen-Überschussrechnung handelt es sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.

Bei der Gewinnermittlung durch Betriebsvermögensvergleich wird das Betriebsvermögen am Schluss des Wirtschaftsjahres mit dem Betriebsvermögen am Schluss des vorangegangenen Wirtschaftsjahres verglichen. Der Unterschiedsbetrag ist der steuerpflichtige Gewinn. Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Zum Ende des Geschäftjahres müssen Sie wieder ein Inventarverzeichnis und eine Schlussbilanz erstellen. Außerdem müssen alle baren Zahlungsvorgänge in einem Kassenbuch festgehalten werden.

• Abschreibungen nach Einlage von Wirtschaftsgütern in den Betrieb
  Bei Betriebsgründungen kommt es oft vor, dass Wirtschaftsgüter in den Betrieb eingebracht werden, die zuvor privat genutzt wurden (beispielsweise PKW). Handelt es sich hierbei um Wirtschaftsgüter des abnutzbaren Anlagevermögens, können hier Abschreibungen vorgenommen werden.
• Gründungsaufwendungen
  Bei der Gründung eines Betriebs entstehen in der Regel noch vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten. Diese Kosten können bei der Ermittlung des ertragssteuerlichen Gewinns als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Es kommt hier alleine auf den wirtschaftlichen Zusammenhang an, ein zeitlicher Zusammenhang ist nur von sekundärer Bedeutung.

Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen einer natürlichen Person innerhalb des Veranlagungszeitraumes. Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt insgesamt sieben Einkunftsarten, die der Einkommensteuer unterliegen. Darunter fallen auch die sogenannten Gewinneinkünfte, also die Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder Einkünfte aus selbständiger Arbeit (Freier Beruf).

Liegt das ermittelte zu versteuernde Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, müssen keine Steuern bezahlt werden. Innerhalb der Progressionszone steigt der Steuersatz in Abhängigkeit vom Einkommen progressiv an. Überschreitet man die Einkommensgrenzen, steigt der Einkommensteuersatz nicht mehr weiter an, der Steuersatz bleibt proportional.

Nach Ablauf des Kalenderjahres oder des Wirtschaftsjahres wird der Steuerpflichtige zur Einkommensteuer veranlagt. Dieses Verfahren besteht aus zwei Teilen. Zum einen dem Ermittlungsverfahren, in dem die Besteuerungsgrundlagen ermittelt werden (Einkünfte, Sonderausgaben etc.) und zum anderen dem Festsetzungsverfahren, in dem die Steuerschuld festgesetzt und per Steuerbescheid bekannt gegeben wird. Grundsätzlich wird die Einkommensteuer durch Veranlagung erhoben, bei der Lohnsteuer und der Kapitalertragsteuer, Sonderformen der Einkommensteuer, durch Steuerabzug. Während des Veranlagungszeitraumes muss der Steuerpflichtige Vorauszahlungen in Höhe der voraussichtlich geschuldeten Einkommensteuer entrichten. Das Finanzamt legt die Vorauszahlungen durch Vorauszahlungsbescheid fest. Die Vorauszahlungen bemessen sich nach der Einkommensteuer, die bei der letzten Veranlagung festgesetzt wurde. Die ersten Vorauszahlungen im Jahr der Existenzgründung werden nach den Angaben im Betriebseröffnungsbogen festgesetzt. Die Einkommensteuervorauszahlungen sind vierteljährlich zu entrichten, und zwar am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Als Steuerpflichtiger müssen Sie nach Ablauf des Veranlagungszeitraums bis zum 31. Juli des Folgejahres eine Steuererklärung abgeben. Haben Sie einen Steuerberater, ist die Frist bis Ende Februar des nächsten Jahres verlängert. Bei doppelter Buchführung ist der Steuererklärung eine Abschrift der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung beizufügen.

Die Lohnsteuer ist eine Sonderform der Einkommensteuer. Sie wird durch Abzug vom Arbeitslohn erhoben. Schuldner der Lohnsteuer ist der Arbeitnehmer. Beschäftigen Sie Arbeitnehmer, sind Sie verpflichtet, die Lohnsteuer bei jeder Lohnzahlung einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Dies muss bis spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums geschehen. Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden. Es werden keine neuen Lohnsteuerkarten mehr ausgegeben. Das rein elektronische Lohnsteuerabzugsverfahren ELSTER ist anzuwenden.

Der Lohnsteuer- Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Bei sehr geringen Beträgen kann auch das Kalendervierteljahr oder das Kalenderjahr der Lohnsteuer-Anmeldezeitraum sein.

Neben der Lohnsteuer müssen auch der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer für den Arbeitnehmer einbehalten und abgeführt werden. Letzteres natürlich nur, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer Kirche ist, die Kirchensteuer erhebt. In Bayern beträgt der Kirchensteuersatz zur Zeit 8 v. H., der Solidaritätszuschlag liegt deutschlandweit bei 5,5 v. H.. Bemessungsgrundlage ist die einzubehaltende Lohnsteuer des Arbeitnehmers.

Die Körperschaftsteuerpflicht gilt für alle Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG) und erstreckt sich auf ihre sämtlichen Einkünfte. Sie beginnt mit Abschluss des Gesellschaftsvertrages, frühestens jedoch mit Beginn der nach außen gerichteten Geschäftstätigkeit. Der Steuersatz beträgt seit 1. Januar 2008 15 Prozent.

Ermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr, es ist aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr möglich. Die Körperschaftsteuer-Voranmeldungen sind zu den gleichen Terminen abzugeben wie die Einkommensteuer-Voranmeldungen. Nach Ablauf des Veranlagungszeitraumes muss ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden.

Die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des EStG und des Körperschaftsteuergesetzes (KStG).

• Gewinnausschüttungen
  Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen bei diesem nochmals der Einkommensbesteuerung als Einkünfte aus Kapitalvermögen.
• Geschäftsführergehalt
  Die GmbH ist in Deutschland die häufigste Form der Kapitalgesellschaft. Sie benötigt einen Geschäftsführer, ihr Organ. Dessen Gehalt ist lohnsteuerpflichtig und wirkt zugleich als Betriebsausgabe der GmbH. Probleme kann es hierbei geben, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer ein Gehalt bekommt, das nicht marktüblichen Konditionen entspricht. Dann kann es zu einer verdeckten Gewinnausschüttungkommen mit der Folge, dass das Gehalt nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird und dem Gewinn hinzugerechnet wird.
  

Bei einer GmbH gibt es somit drei Ebenen, auf denen Steuern gezahlt werden: Die GmbH selbst zahlt auf ihre Gewinne Körperschaftsteuer, die Gesellschafter auf Gewinnausschüttungen in das Privatvermögen Abgeltungsteuer und der Geschäftsführer Lohnsteuer.

Der Gewerbesteuer unterliegt jeder inländische Gewerbebetrieb. Steuerschuldner ist bei Einzelunternehmen der Unternehmer, auf dessen Rechnung das Gewerbe betrieben wird, bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ist Steuerschuldnerin die Gesellschaft. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben; sie ist deren Hauptfinanzierungsquelle.

• Gewerbeertrag Bemessungsgrundlage für die Steuer ist der Gewerbeertrag. Grundlage des Gewerbeertrags ist der nach EStG oder KStG ermittelte Gewinn. Dieser wird durch verschiedene Hinzurechnungen und Kürzungen korrigiert.
• Berechnung der Gewerbesteuer Der Gewerbeertrag ist zunächst auf volle 100 Euro abzurunden und bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften um 24.500 Euro, höchstens jedoch in Höhe des abgerundeten Gewerbeertrags, zu kürzen. Bei Kapitalgesellschaften gibt es keinen solchen Freibetrag. Als nächstes wird der Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl multipliziert. Sie beträgt seit 1. Januar 2008 für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einheitlich 3,5 v.H.. Beispiel: Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro Abgerundet 50.300 Euro Abzüglich Freibetrag 24.500 Euro Korrigierter Gewerbeertrag 25.800 Euro davon 25.800 Euro x 3,5 v. H Steuermessbetrag 903 Euro Der Steuermessbetrag wird dann mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert, in der Ihr Betrieb ansässig ist. Gewerbesteuerschuld: 903 Euro x 400 v. H. (Passau) = 3.612 Euro.
• Anrechnung auf die Ertragsteuer Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen erfolgt eine pauschalierte Anrechnung auf den Teil der Einkommensteuer, der auf den Anteil der gewerblichen Einkünfte entfällt. Die Anrechnung erfolgt in Höhe des 4,0-fachen des Gewerbesteuermessbetrages. Dies führt dazu, dass sich die Belastungswirkung der Gewerbesteuer in Kommunen mit Hebesätzen bis 400 neutralisiert, sofern ausreichend Einkommensteuer für die Anrechnung zur Verfügung steht. Eine Überkompensation durch die Anrechnung in Fällen, in denen zum Beispiel aufgrund der gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen die Gewerbesteuerschuld höher ist als die Einkommensteuerschuld, findet nicht statt.
• Vorauszahlungen Der Steuerpflichtige hat am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen an die Gemeinde abzuführen, in der der Betrieb angesiedelt ist, und nach Ende des Erhebungszeitraumes (in der Regel das Kalenderjahr) beim zuständigen Finanzamt (Betriebsfinanzamt) eine Steuererklärung abzugeben. Die Vorauszahlungen werden dann mit der Steuerschuld verrechnet.

Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens erzielt. In erster Linie sind hier Umsätze aus Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen, also z. B. Dienstleistungen, gemeint. Unternehmer ist jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Der Steuersatz beträgt seit dem 1. Januar 2007 19 Prozent, für bestimmte Umsätze auch nur sieben Prozent. Der ermäßigte Steuersatz gilt zum Beispiel für Bücher und Zeitungen, für viele Lebensmittel und auch für die Erbringung einer Beförderungsleistung im Personenverkehr. Beachten Sie auch die Besonderheiten bei der Umsatzsteuer im internationalen Geschäftsverkehr .

• Steuerbefreiungen Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit. Zu erwähnen sind hier insbesondere die Ausfuhrlieferungen und die innergemeinschaftlichen Lieferungen.
• Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug In der Regel beziehen Sie von anderen Unternehmen Vorleistungen, die Sie zur Erstellung ihrer eigenen Leistung benötigen. Der Vorlieferant stellt Ihnen dafür Umsatzsteuer in Rechnung. Diesen Betrag, Vorsteuer genannt, können Sie mit der Umsatzsteuer verrechnen, die Sie an das Finanzamt abführen müssen, wenn Sie Waren oder andere Leistungen verkaufen. Da die Umsatzsteuerpflicht bereits mit der Unternehmertätigkeit beginnt, können auch Vorsteuerbeträge, die durch Anschaffungen im Rahmen der Existenzgründung anfallen, beim Finanzamt geltend gemacht werden. Für die Gründung einer GmbH gilt, dass Vorgesellschaft und GmbH steuerlich als ein Subjekt angesehen werden.
  

Beispiel:
Im Voranmeldungszeitraum tätigen Sie Wareneinkäufe im Wert von 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Vorsteuer und Warenverkäufe im Wert von 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro Umsatzsteuer. An das Finanzamt sind 1.900 Euro (3.800 Euro - 1.900 Euro) als Umsatzsteuervorauszahlung abzuführen.

Als Existenzgründer sind Sie in den ersten zwei Jahren zur monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Ansonsten ist Voranmeldezeitraum grundsätzlich das Kalendervierteljahr, es sei denn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr beträgt mehr als 7.500 Euro. In diesem Fall sind auch nach den ersten zwei Gründungsjahren monatliche Anmeldungen abzugeben. Bei einer abzuführenden Umsatzsteuer des Vorjahres von weniger als 1000 Euro kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien.

Der Unternehmer muss bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben und gleichzeitig die von ihm berechnete Umsatzsteuerzahllast abführen. Es gibt jedoch die Möglichkeit der Dauerfristverlängerung: Mit der Dauerfristverlängerung können Sie als Unternehmer die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung verlängern. Die Abgabefrist verschiebt sich dann um jeweils einen Monat nach hinten.

Kommt es zu einem Vorsteuerüberhang, weil die gezahlte Vorsteuer die erhaltene Umsatzsteuer übersteigt, erstattet das Finanzamt diesen Überhang. Allerdings ist dabei zu beachten, dass es die Erstattung von der Hinterlegung einer Sicherheitsleistung, zum Beispiel einer Bankbürgschaft, abhängig machen kann.
Die Anmeldungen sind grundsätzlich in elektronischer Form zu übermitteln. In Härtefällen (zum Beispiel bei Nichtvorhandensein eines Computers mit Internetzugang) kann auf schriftlichen Antrag die Übermittlung in Papierform vom Finanzamt gestattet werden.

Die Steuer wird grundsätzlich nach vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) berechnet. Es kommt also nicht darauf an, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ausführung der Leistung. Abweichend hiervon kann auf Antrag die sogenannte Ist-Besteue-rung angewendet werden. In diesem Fall erfolgt die Abführung der Umsatzsteuer nach den vereinnahmten, also zugeflossenen Entgelten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie alternativ bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

• Umsatzsteuererklärung Nach Ablauf des Kalenderjahres hat der Unternehmer eine Umsatzsteuererklärung in der er die Umsatzsteuerzahllast oder den Überschuss für das gesamte Kalenderjahr selbst berechnet, in digitaler Form einzureichen.
• Ausstellen von Rechnungen Ein Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze tätigt, ist zumindest bei Umsätzen an Unternehmen stets verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Bei Abrechnungen an Privatpersonen gilt die Verpflichtung jedenfalls dann, wenn über eine Werklieferung oder Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird. Für den (unternehmerischen) Leistungsempfänger ist eine Rechnung insbesondere deshalb von Bedeutung, weil er nur bei Vorhandensein einer korrekten Rechnung die darin ausgewiesene Steuer als Vorsteuer abziehen kann. Ab 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet elektronische Rechnungen zu empfangen.
  

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, gibt es eine Vereinfachungsregel.

• Kleinunternehmer-Regelung Bei Unternehmern, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich 22.000 Euro einschließlich der darauf entfallenden Umsatzsteuer nicht übersteigt, kann auf Antrag die Kleinunternehmerregelung wählen und ist somit von der Abgabe der Umsatzsteuer befreit. Entsprechendes gilt für Jahre nach der Gründung, wenn folgende Doppelbedingung erfüllt ist: Der Umsatz im Vorjahr lag nicht über 22.000 Euro; im laufenden Jahr wird er voraussichtlich nicht 50.000 Euro überschreiten. Es empfiehlt sich auf Rechnungen auf die Kleinunternehmerrege-lung hinzuweisen, damit der Rechnungsempfänger weiß, weshalb keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz geschehen:
  

"Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)"

Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmer, die von der beschriebenen Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, keine Vorsteuer geltend machen können. Dies wiederum kann nachteilig sein, zum Beispiel wenn in der Anfangsphase eines Betriebes hohe Investitionen getätigt werden. Deshalb kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung durch Erklärung gegenüber dem Finanzamt verzichtet werden mit der Folge, dass dann auch der Vorsteuerabzug möglich ist. Ein solcher Verzicht sollte allerdings gut überlegt werden, da er für fünf Jahre bindet.