Transparenzregister - Eintragungspflicht für alle Gesellschaften

Das Transparenzregister wurde im Juni 2017 durch eine Änderung im Geldwäschegesetz (BGBl I, Nr. 39, vom 24. Juni 2017, S. 1822ff.) eingeführt. Diese Änderungen basieren auf der Umsetzung der 4. Europäischen Geldwäsche-Richtlinie (EU) 2015/849.

Das Transparenzregister sieht Angaben zu den Eigentümerstrukturen – das heißt wirtschaftlich Berechtigten – von Unternehmen, Stiftungen und ähnlichen Gestaltungen sowie entsprechende Mitteilungspflichten der Betroffenen vor. Unternehmen sollten prüfen, ob aufgrund der konkreten gesellschaftsrechtlichen Verhältnisse eine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister besteht.

Wichtiger Hinweis:
Bereits in den vergangenen Jahren hat das Bundesverwaltungsamt zahlreiche Ordnungswidrigkeitenverfahren aufgrund von Verstößen gegen die Mitteilungspflichten gegen Unternehmen eingeleitet, die zu teils empfindlichen Bußgeldern geführt haben. Schon im Hinblick darauf sollten sich alle Unternehmen – nicht nur die nach dem Geldwäschegesetz ohnehin Verpflichteten – frühzeitig und sorgfältig damit befassen, ob und in welchem Umfang sie Meldepflichten an das Transparenzregister zu erfüllen haben.

Denken Sie bei Änderungen im Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister daran, auch die Änderung gemeldeter Angaben im Transparenzregister vorzunehmen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Die Website des elektronischen Transparenzregisters gibt ausführliche Informationen. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt Informationen und einen FAQ-Katalog veröffentlicht.

Die Transparenzpflichten treffen „Vereinigungen" im Sinne des § 20 Abs. 1 GwG, d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, KG a.A., Europäische Aktiengesellschaft (SE)), eingetragene Personengesellschaften (u.a. OHG, KG, Partnerschaften) sowie „Rechtsgestaltungen" im Sinne des § 21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen. Die Transparenzpflichten treffen auch Vereinigungen mit Sitz im Ausland, sofern sie Eigentum an einer in Deutschland gelegenen Immobilie erwerben, es sei denn, sie haben die entsprechenden Angaben schon einem Transparenzregister in einem anderen EU-Mitgliedstaat übermittelt.

Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e.K.) und GbRs sind grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des § 40 Abs. 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen.

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen. Die Transparenzpflichten unterteilen sich demnach in zwei Bereiche: die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte und die daraus resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.

Spiegelbildlich zu der Mitteilungspflicht der betroffenen Vereinigungen besteht für den wirtschaftlich Berechtigten die Verpflichtung, den Vereinigungen gegenüber die für die Mitteilung notwendigen Angaben zu machen (sog. Angabepflicht, § 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG).

Die meldepflichtigen Vereinigungen trifft eine begrenzte Nachforschungspflicht nach § 20 Abs. 3a GwG. Eine Vereinigung, die keine Angaben von ihren wirtschaftlich Berechtigten erhalten hat, ist verpflichtet, von ihren Anteilseignern in „angemessenem Umfang“ Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und diese Auskunftsersuchen und eingeholten Informationen zu dokumentieren.

Anteilseigner, die zu der Erkenntnis gelangen, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte der Vereinigung geändert hat, müssen dies der Vereinigung mitteilen, außer dieser sind die neuen Informationen bereits bekannt.

Des Weiteren sind die Vereinigungen verpflichtet mitzuteilen, wenn sich ihre Bezeichnung oder Rechtsform geändert hat oder sie verschmolzen oder aufgelöst worden sind.

Die Regelungen über Verwalter von Trusts mit Wohnsitz oder Sitz in Deutschland und auch Treuhänder von nicht rechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck oder von Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen, finden sich in § 21 GwG.

Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte (vgl. § 3 GwG). Das sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird, § 19 Abs. 2 i.V.m. § 3 Abs. 1 und 2 GwG.

Bei juristischen Personen (außer rechtsfähigen Stiftungen und bei sonstigen Gesellschaften, die nicht an einem organisierten Markt nach § 2 Abs. 11 des Wertpapierhandelsgesetzes notiert sind und keinen dem Gemeinschaftsrecht entsprechenden Transparenzanforderungen im Hinblick auf Stimmrechtsanteile oder gleichwertigen internationalen Standards unterliegen) ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar (1.) mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder (2.) mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder (3.) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt, § 3 Abs. 2 GwG. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen nach § 20 Abs. 1 GwG gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden, vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 GwG. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach § 20 Abs. 1 GwG ausüben kann. Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG.

Bei rechtsfähigen Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung oder Verteilung durch Dritte beauftragt wird, zählt zu den wirtschaftlich Berechtigten jede natürliche Person, die als Treugeber, Verwalter von Trusts oder Protektor handelt, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist oder die als Begünstigte bestimmt worden ist. Ist die natürliche Person, die Begünstigte des verwalteten Vermögens werden soll, noch nicht bestimmt, so gilt die Gruppe von natürlichen Personen, zu deren Gunsten das Vermögen verwaltet oder verteilt werden soll, als wirtschaftlich Berechtigter. Ansonsten ist jede natürliche Person, die auf sonstige Weise unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf die Vermögensverwaltung oder Ertragsverteilung ausübt, wirtschaftlich Berechtigter, ebenso jede natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf eine Vereinigung ausüben kann, die Mitglied des Vorstands der Stiftung ist oder die als Begünstigte der Stiftung bestimmt worden ist.

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten
• Staatsangehörigkeit (ab: 01.01.2020)

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach § 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

Bei Trusts, bestimmten nicht rechtsfähigen Stiftungen oder Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen entsprechen, sowie rechtsfähigen Stiftungen ergeben sich Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses aus § 3 Abs. 3 GwG.

Konnten Unternehmen, deren wirtschaftlich Berechtigte bereits aus anderen öffentlichen Registern ersichtlich waren, bislang darauf vertrauen, keine aktive Meldung zum Transparenzregister vornehmen zu müssen, greifen durch den Wegfall aller Mitteilungsfiktionen des § 20 Abs. 2 GwG diese Ausnahmen ab dem 01.08.2021 nicht mehr. Zukünftig müssen also alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten aktiv dem Transparenzregister zur Eintragung melden.

Die Pflicht zur Meldung der wirtschaftlich Berechtigten besteht seit dem 1. Oktober 2017.

Die Bundesanzeiger Verlags GmbH wurde durch die Verordnung über die Übertragung der Führung des Transparenzregisters (Transparenzregisterbeleihungsverordnung – TBelV, BGBl. Teil I, Nr. 41, Seite 1938ff.) bis 31.12.2024 mit der Führung des Registers beliehen. Die Aufsicht obliegt dem Bundesverwaltungsamt.

Bestimmte Behörden haben, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist, vollumfänglichen Zugang zum Datenbestand des Transparenzregisters.

Verpflichtete, wie z. B. Güterhändler, ist der Zugang dagegen nur fallbezogen und im Rahmen ihrer Sorgfaltspflichten gestattet.

Darüber hinaus wird allen Mitgliedern der Öffentlichkeit Einsicht gewährt. Zugänglich sind Name, Vorname, Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland (nicht Wohnort), die Staatsangehörigkeit sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten, sofern sich nicht alle Angaben bereits aus anderen öffentlichen Registern ergeben.

Der wirtschaftlich Berechtigte hat die Möglichkeit, nach § 23 Abs. 2 GwG auf Antrag schutzwürdige Interessen vorzutragen, um die Einsichtnahme in das Transparenzregister vollständig oder teilweise einzuschränken. Beispiel: Wirtschaftlich Berechtigter ist minderjährig oder die Annahme gegeben, dass Gefahr bestimmter strafbarer Handlungen bestehen, z. B. Betrug, Bedrohung, Entführung, Erpressung, Nötigung.

Auf Antrag wird dem wirtschaftlich Berechtigten mindestens jährlich, aber höchstens quartalsweise Auskunft über die durch die Öffentlichkeit erfolgten Einsichtnahmen erteilt. Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz dürfen sich nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen, risikoorientiert sind weitere Nachforschungen erforderlich.

Mitteilungen an die registerführende Stelle zur Eintragung in das Transparenzregister sind als solche nicht gebührenpflichtig. Es wird jedoch von den Unternehmen für die Führung des Transparenzregisters eine Jahresgebühr erhoben.

Gebührenpflichtige sind gem. § 24 Abs. 1 GwG juristische Personen des Privatrechts, eingetragene Personengesellschaften und jede Rechtsgestaltung nach § 21 GwG. Auch für die Einsichtnahme werden Gebühren und Auslagen erhoben, § 24 GwG. Die besonderen Gebührentatbestände und Gebührenhöhen ergeben sich aus der Anlage zu § 1 Transparenzregistergebührenverordnung (TrGebV).

Nach § 56 Abs. 1 Nr. 54 bis 66 GwG sind Verstöße gegen die Transparenzpflichten, wenn z. B. Meldungen an das Transparenzregister nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfolgen, eine Ordnungswidrigkeit und können mit einer Geldbuße geahndet werden. Es gilt ein Bußgeldrahmen von bis zu 100.000 Euro bei einem leichtfertigen Verstoß und von bis zu 150.000 Euro für vorsätzliche Verstöße. Bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen erhöht sich der Bußgeldrahmen auf bis zu eine Million Euro und in Sonderfällen auf bis zu fünf Millionen Euro.

Hinweis:
Diese Informationen dienen als erste Orientierungshilfe und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Trotz sorgfältiger Recherchen bei der Zusammenstellung der Informationen kann eine Haftung für den Inhalt nicht übernommen werden. Die hier dargestellten Erläuterungen erfolgen vorbehaltlich etwaiger Änderungen durch anstehende verordnungsrechtliche oder gesetzliche Änderungen.