Gewerbeanmeldung und behördliche Formalitäten

Der Beginn, jede Änderung und die Beendigung jeder stehenden gewerblichen Tätigkeit ist dem zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen. Dies gilt für jedes Unternehmen unabhängig von der Rechtsform. Ein stehendes Gewerbe liegt (im Gegensatz zum Reisegewerbe) vor, wenn ein Gewerbetreibender für den Betrieb des Gewerbes einen zum dauernden Gebrauch eingerichteten Raum ständig oder in regelmäßiger Wiederkehr nutzt. Es ist nicht erforderlich, dass besondere Räume ausschließlich gewerblich genutzt werden, eine Bürotätigkeit kann (wenn nicht Gemeindesatzungen entgegenstehen) auch aus der Privatwohnung heraus betrieben werden.

Für den Fall, dass die gewerbliche Tätigkeit nicht von einer festen Niederlassung, sondern im Umherreisen (fliegender Händler) ausgeübt wird, muss eine Reisegewerbekarte beantragt werden. Eine Reisegewerbekarte kann nur für eine natürliche, nicht aber für eine juristische Person erteilt werden.

Für eine begrenzte Anzahl von Gewerben ist es erforderlich, vor Betriebsbeginn eine Erlaubnis bei der im Einzelfall zuständigen Behörde einzuholen.

Insbesondere ist die Aufnahme jedes handwerklichen Betriebes anzeige- und gegebenenfalls zulassungspflichtig. Der Betrieb eines zulassungspflichtigen Handwerks (Anlage A der Handwerksordnung) muss in die Handwerksrolle der regional zuständigen Handwerkskammer eingetragen werden. Voraussetzung für die Eintragung in die Handwerksrolle ist, dass der Betrieb von einem Handwerksmeister geführt wird. Ausgenommen von der Meisterpflicht sind zulassungsfreie (Anlage B Abschnitt 1 der Handwerksordnung) und handwerksähnliche (Anlage B Abschnitt 2 der Handwerksordnung) Berufe.

Wird ein überwachungsbedürftiges Gewerbe (zum Beispiel Auskunftei, Detektei, Ehevermittlung, Gaststättengewerbe, Altmetall- und Gebrauchtwarenhandel) ausgeübt, so verlangt das Gewerbeamt zusätzlich zur Anmeldung ein polizeiliches Führungszeugnis ("zur Vorlage bei Behörden") sowie einen Auszug des Gewerbezentralregisters. Für das Gaststättengewerbe benötigt man in der Regel außerdem eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt, den Nachweis über die beantragte Auskunft aus dem vom Insolvenzgericht nach § 26 Abs. 2 Satz 1 der Insolvenzordnung zu führenden Verzeichnis sowie die Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis.

Für bestimmte Gewerbe (zum Beispiel im Bewachungs- oder Verkehrsgewerbe) ist eine besondere Erlaubnis erforderlich. Sie muss vor Beginn der Tätigkeit eingeholt werden. Dabei geht es je nach Tätigkeit um persönliche Zuverlässigkeit, sachliche Voraussetzungen oder fachliche Voraussetzungen. Es empfiehlt sich auf alle Fälle rechtzeitig den Kontakt zum zuständigen Gewerbeamt aufzunehmen, um die zur Anmeldung benötigten Unterlagen zu erfragen.

Die Gewerbeämter sind Behörden der Stadt- oder Gemeindeverwaltung. Es ist die Aufgabe des Gewerbeamtes, die Daten des Gewerbebetriebes aufzunehmen. Der Gegenstand der gewerblichen Tätigkeit ist möglichst genau zu bezeichnen.

Die Gewerbeanzeige dient dem Zweck, allen zuständigen Behörden die Überwachung der Gewerbeausübung zu ermöglichen. Bei der Gewerbeanmeldung wird überprüft, ob gegebenenfalls erforderliche Erlaubnisse vorliegen.

Das Gewerbeamt übermittelt Daten aus der Gewerbeanzeige zur Erfüllung der in ihre Zuständigkeit fallenden Aufgaben an folgende Behörden: Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Immissionsschutzbehörde, staatliches Gewerbeaufsichtsamt, Eichamt, Agentur für Arbeit, Berufsgenossenschaften sowie Handelsregister.

Außer der Gewerbeanmeldung ist jede Veränderung in der Betriebstätigkeit, zum Beispiel Umzug, Änderungen in der Art der gewerblichen Tätigkeit oder Betriebseinstellung, dem Gewerbeamt zu melden. Falls mehrere Betriebsstätten (auch an einem Ort) betrieben werden, ist jede einzeln anzumelden.

Wenn die zuständige Behörde in einem rechtskräftigen Gewerbeuntersagungsverfahren oder ein Gericht einer Person die Ausübung eines Gewerbes untersagt hat, darf diese eine selbstständige Tätigkeit nicht, auch nicht über einen vorgeschobenen Dritten ("Strohmann"), ausüben.

Dem Gewerbeamt sind bei einer Gewerbeanzeige folgende Unterlagen vorzulegen:

1.1 Ausweisdokumente für die Person des Antragsstellers:

• Identitätsnachweis durch Personalausweis oder Reisepass;
• Gegebenenfalls (privatschriftlicher) Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten (natürliche oder juristische Personen); bei Geschäftsführer oder Prokurist: Handelsregisterauszug;
• Gegebenenfalls Erlaubnisse (zum Beispiel Handwerkskarte, Maklererlaubnis etc.);
• Ein ausländischer Staatsangehöriger hat eine Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde vorzulegen, die die Erlaubnis beinhaltet, eine selbstständige Erwerbstätigkeit aufzunehmen.

1.2 Nachweise für das Unternehmen:

• Ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat die Handelsregistereintragung durch Handelsregisterauszug nachzuweisen.
• Ein in einem ausländischen Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat ebenfalls die entsprechenden Eintragungsunterlagen vorzulegen. Außerdem ist eine deutsche Übersetzung vorzulegen; in der Regel ist eine Beglaubigung nicht erforderlich.
• Bei einem ausländischen Unternehmen werden ein Inlandsbevollmächtigter sowie eine inländische Anschrift verlangt. Der Inlandsbevollmächtigte hat eine auf ihn lautende Vollmacht (siehe oben) vorzulegen.
• In Zweifelsfällen, wenn zum Beispiel die Anschrift der anmeldenden Person von der des Betriebes abweicht, muss das Bestehen der Betriebsstätte durch Vorlage eines Mietvertrages oder Bestätigung des Vermieters nachgewiesen werden.
• Bei begründetem Anlass kann die Anforderung eines Führungszeugnisses oder die Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nötig sein.

Alle Gewerbetreibenden sind kraft Gesetzes Mitglieder der örtlich zuständigen Industrie- und Handelskammer, wenn die Tätigkeit nicht in den Zuständigkeitsbereich einer anderen Kammer (zum Beispiel Handwerkskammer) fällt. Doppelte Mitgliedschaften bei zwei Kammern sind möglich, beispielsweise bei gemischten Betrieben (Handwerk/Industrie, Handel/Handwerk).

Die Gewerbeämter informieren die Kammern durch Übersendung einer Durchschrift der Gewerbeanmeldung.

Existenzgründer müssen sich mittels steuerlichem Erfassungsbogen bei dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eröffnung eines gewerblichen Betriebes anmelden. Für die Übermittlung der Daten steht grundsätzlich das Internetportal „Mein Elster“ zur Verfügung. Steuerliche Informationen für Existenzgründer erhalten Sie hier. Wenn der Fragebogen bearbeitet wurde, erhält das Unternehmen die Steuernummer. Das Finanzamt informiert auch über das Umsatzsteuerverfahren und andere wichtige steuerrechtliche Regelungen, die beachtet werden müssen.

Das Unternehmen ist verpflichtet, von den Löhnen und Gehältern, die es seinen Arbeitnehmern zahlt, Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Auch wenn Schuldner der Lohnsteuer der Arbeitnehmer ist, ist der Arbeitgeber/Unternehmer für die ordnungsgemäße Lohnsteuerabführung verantwortlich. Er haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat. Soweit die Haftung reicht, sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer Gesamtschuldner.

Außerdem muss der Arbeitgeber bei sehr hohen Löhnen unter Umständen den Solidaritätszuschlag einbehalten und an das Finanzamt abführen. Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer Kirchensteuer erhebenden kirchlichen Körperschaft des öffentlichen Rechts, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Kirchensteuer einzubehalten und zusammen mit der Lohnsteuer und dem Solidaritätszuschlag an das Finanzamt abzuführen.

Sollen Tochterunternehmen, selbstständige Zweigniederlassungen oder unselbstständige Betriebsstätten von ausländischen natürlichen Personen geführt werden, so benötigen diese nach dem Ausländergesetz eine zur Ausübung des beabsichtigten Gewerbes berechtigende Aufenthaltsgenehmigung. Diese wird durch einen entsprechenden Sichtvermerk im Pass dokumentiert. Diese Aufenthaltserlaubnis ist erforderlich, wenn die betreffende Person einen längerfristigen Aufenthalt in Deutschland nehmen will (zum Beispiel Aufenthalt eines ausländischen Geschäftsführers). Soll die Tätigkeit unter Beibehaltung des gewöhnlichen Wohnsitzes im Ausland durch gelegentliche Einreisen in die Bundesrepublik durchgeführt werden, so ist die besondere Aufenthaltserlaubnis mit Erlaubnis der Erwerbstätigkeit nicht erforderlich.

Für EU-Ausländer, Bürger von nicht zur EU aber zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) gehörenden Staaten sowie für Bürger von Staaten, mit denen besondere Vereinbarungen getroffen sind (zum Beispiel USA, Schweiz, Kanada), gelten diese Erfordernisse nicht.

Die Gewerbeämter informieren die zuständigen Agenturen für Arbeit durch Übersendung einer Durchschrift der Gewerbeanzeige.

Der Unternehmer beziehungsweise Arbeitgeber benötigt eine sogenannte Betriebsnummer, sobald er eine Person – unabhängig von der Höhe des Arbeitsentgeltes – als Arbeitnehmer einstellt. Dies gilt also auch für Geringverdiener. Die Betriebsnummer kann in der Regel telefonisch, schriftlich, per Fax oder per E-Mail bei der Arbeitsagentur erfragt werden. Es wird unabhängig von der Beschäftigtenzahl nur eine Betriebsnummer je Unternehmen erteilt. Sie dient der An- und Abmeldung der Beschäftigten bei den Krankenkassen. Der Arbeitnehmer hat in der Regel die Wahl, an welche Krankenkasse der Beitrag überwiesen werden soll. Mit dieser Nummer werden auch die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abgerechnet.

Die Gewerbeämter informieren die allgemeinen Ortskrankenkassen (AOK) über die Eröffnung der Betriebsstätte durch Übersendung einer Kopie der Gewerbeanzeige.

Das Unternehmen muss sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter (Arbeitnehmer) bei der Ortskrankenkasse, einer Ersatzkasse oder anderen Krankenkassen anmelden. Jeder Neuzugang eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers (Meldepflicht der Arbeitgeber) ist der jeweils gewählten Krankenkasse innerhalb von 14 Tagen mitzuteilen. Der Arbeitnehmer hat die Mitgliedsbescheinigung der von ihm gewählten Krankenkasse dem Arbeitgeber vorzulegen. Zu den Arbeitnehmern gehören auch alle geringfügig entlohnten oder beschäftigten Personen, also auch die Mitarbeiter, die bis zu 450 Euro monatlich verdienen. Diese sind der Minijob-Zentrale zu melden. Im Falle des Ausscheidens eines Arbeitnehmers ist die Kasse innerhalb von sechs Wochen darüber zu informieren. Ferner hat der Arbeitgeber bis zum 15. April eines Jahres die bis zum 31. Dezember des Vorjahres beschäftigten Arbeitnehmer sowie deren Entgelte (Meldungen nach der Datenerfassungsverordnung "DEVO") der Krankenkasse mitzuteilen. Sofern ein Wechsel der Kranken- oder Rentenversicherungsträger vorgenommen wurde oder es zu einer Unterbrechung der Beschäftigung gekommen ist, muss die Krankenkasse ebenfalls informiert werden.

Der Arbeitgeber übernimmt für die Versicherungspflichtigen die Beitragsentrichtungen. Die Beiträge werden für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die Krankenkassen als zuständige Einzugsstellen entrichtet. Von dort aus erfolgt die Weiterleitung an die jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger.

Tipp: Das "Arbeitgeberportal Sozialversicherung"des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) gibt Arbeitgebern einen umfassenden Überblick über ihre Informations- und Meldepflichten nach dem Sozialrecht.

Die Berufsgenossenschaften sind Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und zuständig für alle Unternehmen. Jedes Unternehmen ist kraft Gesetzes Mitglied der für seinen Gewerbezweig errichteten Berufsgenossenschaft. Über die Unfallversicherung hinaus kümmert sich die Berufsgenossenschaft um alle Gebiete der Arbeitssicherheit und -gesundheit.

Mit der Gewerbeanmeldung übersendet das Gewerbeamt eine Durchschrift an die zuständige Berufsgenossenschaft. Trotzdem sollten Sie sich mit der zuständigen Berufsgenossenschaft in Verbindung setzen und klären, ob eine Versicherungspflicht besteht. Wer keine Mitarbeiter beschäftigt, ist nicht in jedem Fall versicherungspflichtig. Unter Umständen besteht auch eine Befreiungsmöglichkeit. Anderseits kann eine Versicherung aber durchaus sinnvoll sein. Die Beträge zur Unfallversicherung trägt alleine das Unternehmen. Die Höhe der Beiträge ist unter anderem abhängig von Branche und der Höhe der Löhne.

Tipp: Der Behörden- und Formularwegweiser des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) leiten Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Behördengänge und Formalitäten. Hier finden Sie alle relevanten Informationen zu Ämtern, Öffnungszeiten, Versicherungen, Gebühren und vielen mehr.