Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Seit dem 1. Januar 2017 gelten neue Anforderungen an alle elektronischen Kassensysteme. Das Bundesministerium der Finanzen hatte bereits im November 2010 mit einem Schreiben die Änderungen angekündigt.
Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassen eingesetzt werden, die Einzelumsätze vollständig aufzeichnen und diese für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren unveränderbar und maschinell auswertbar speichern können - damit sind Kassen, die die Daten nach Erstellung des Z-Bons löschen, nicht mehr zulässig. Gleiches gilt für erzeugte Rechnungen, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Die Auslesbarkeit für Prüfungszwecke innerhalb des Aufbewahrungszeitraums muss jederzeit gewährleistet sein.
Wenn bisher eine offene Ladenkasse genutzt wurde, kann diese auch weiterhin genutzt werden. Für diese gibt es keine Änderungen. Die gesetzlichen Neuerungen betreffen ausschließlich elektronische Kassensysteme, das heißt Registrierkassen und PC-Kassensysteme.
Sofern diese noch nicht den genannten Anforderungen entsprechen, sollte umgehend mit dem Anbieter des Kassensystems Kontakt aufgenommen werden und die Kasse auf- beziehungsweise nachgerüstet werden.
Vollständigkeit
Jeder Geschäftsvorfall muss aufgezeichnet werden, das heißt alle Einlagen und Entnahmen. Der ermittelte Sollbestand entsprechend des Kassenbuches muss mit dem tatsächlichen Bestand in der Kasse jederzeit übereinstimmen. Weiterhin sind Geschäftsvorfälle einzelaufzeichnungspflichtig. Umsatz und Inhalt der erbrachten Leistung sowie die Identität des Kunden sind für jeden Geschäftsvorfall einzeln zu erfassen. Eine Ausnahme bildet der Verkauf von Waren mit geringem Wert an Kunden, die nicht bekannt sind (so wie es beispielsweise im Einzelhandel der Fall ist). Bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen sind die Daten unverdichtet zu speichern. Buchungsabbrüche sind nicht zulässig.
Richtigkeit
Jeder Kassenbewegung muss ein Beleg zugrunde liegen. Dies gilt auch für Stornierungen. Dieser enthält die Belegnummer sowie Angaben zum Belegaussteller, den Betrag und die Menge, das Datum und den Inhalt des Geschäftsvorfalls.
Zeitgerecht
Jeder Geschäftsvorfall muss unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Die Buchung der Geschäftsvorfälle hat fortlaufend zu erfolgen. Weiterhin müssen alle Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten und nach Kassenschluss ein Tagesendbestand ermittelt werden.
Unveränderbarkeit
Alle Daten sind vor Verlust und Änderung zu schützen. Das heißt, die Aufzeichnungen dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Fehlerhafte Buchungen dürfen nicht abgebrochen, sondern müssen durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden. Weißungen oder Überklebungen sind bei manueller Kassenführung nicht zulässig. Elektronische Kassensysteme müssen gewährleisten, dass keine Daten ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden. Bei Änderungen in Stammdaten oder im Warenwirtschaftssystem müssen die ursprünglichen Inhalte historisiert werden, wobei die Änderungshistorie ebenso dem Grundsatz der Unveränderbarkeit entsprechen muss.
Was ist aufzubewahren?
Neben Kassenbüchern und Aufzeichnungen sind Originalbelege/Quittungen und Kalkulationsgrundlagen (zum Beispiel Speise- und Getränkekarten) aufzubewahren. Wenn eine Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem genutzt wird, müssen weiterhin die Z-Bons, Bedienungs- und Programmieranleitungen sowie alle mithilfe der Kasse erstellten Rechnungen oder abgerufenen Ausdrucke aufgehoben werden. Dabei ist zu beachten, dass die Aufbewahrung aller Unterlagen in ihrem Ursprungsformat für zehn Jahre erfolgen muss.
Protokolle und Verfahrensdokumentation
Bei der Nutzung von elektronischen Kassensystemen besteht die Verpflichtung Protokolle anzufertigen, zu pflegen und aufzubewahren, die Auskunft über die Einsatzorte und -zeiten der Kasse geben. Ebenso muss dokumentiert werden wer die Kasse benutzt und wann und wie lange der Trainingsspeicher zum Einsatz kommt.
Weiterhin ist die erstellte Verfahrensdokumentation aufzubewahren, in der beschrieben wird, wie die Datenentstehung, -speicherung und -verarbeitung erfolgt. Ebenso beinhaltet sie Arbeitsanweisungen bezüglich der Kassennutzung und Informationen dazu, wie und wann die Einhaltung der Anweisungen überprüft wird.
In einem der letzten Gesetzgebungsverfahren des Jahres 2016 haben Bundestag und Bundesrat in einem Eilverfahren das sogenannte "Kassengesetz“ verabschiedet. Dieses sieht weitergehende Verschärfungen beim Einsatz von elektronischen Registrierkassen, wie zum Beispiel der Einbau von Sicherheitsmodulen, eine zwingende Belegausgabepflicht und eine unangekündigte Kassennachschau im Geschäftslokal ab 2020 beziehungsweise 2018 vor.
Nach der Beschlussfassung durch den Deutschen Bundestag am 15. Dezember 2016 hat auch der Bundesrat in einem abgekürzten Verfahren dem Gesetz am 16. Dezember 2016 zugestimmt. Dieses wurde am 28. Dezember 2016 im Bundesgesetzblatt Teil I, S. 3152, veröffentlicht und ist damit am 29. Dezember 2016 in Kraft getreten. Zuvor war zwischen den Koalitionspartnern noch heftig umstritten, ob zusätzlich eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland eingeführt werden sollte. Nicht zuletzt auf Intervention der IHK-Organisation konnte diese abgewendet werden, so dass es auch in Zukunft möglich bleibt, offene Ladenkassen zu verwenden.
Das Gesetz sieht unter anderem folgende Regelungen vor:
Einzelaufzeichnungspflicht
In § 146 Abs. 1 S. 3 AO wird nunmehr eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben festgeschrieben, sofern es sich nicht um einen Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung handelt. Damit wird dem Diktum des Bundesfinanzhofes (Urteil vom 12. Mai 1966) Rechnung getragen. Allerdings stellt § 146 Abs. 1 S. 4 AO klar, dass diese Ausnahme nicht bei der Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems, sondern ausschließlich bei offenen Ladenkassen zur Anwendung kommt.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Gemäß § 146a Abs. 1 S. 2 AO sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.
Belegausgabepflicht
Der neugefasste § 146a Abs. 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe in denjenigen Fällen vor, in denen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden. Danach muss ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sieht § 146a Abs. 2 S. 2 AO die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht gem. § 148 AO auf Antrag vor, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.
Technische Verordnung
In einer Rechtsverordnung des Bundesministeriums der Finanzen soll unter anderem festgelegt werden, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Nach Auffassung des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages sollen hierunter nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen fallen – nicht jedoch Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker und elektronische Buchhaltungsprogramme sowie Geldautomaten.
In der Rechtsverordnung sollen zudem die genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, Aufbewahrung, Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren durch das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) festgelegt werden.
Zum Erlass der Rechtsverordnung ist neben der Zustimmung des Bundesrates nunmehr auch die Zustimmung des Deutschen Bundestages erforderlich.
Mitteilung an die Finanzverwaltung
Gem. § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems nach amtlichem Vordruck die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme mitzuteilen. Hierdurch soll der Finanzverwaltung eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen sowie bei der Prüfungsvorbereitung ermöglicht werden.
Kassen-Nachschau
Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsgemäßen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gemäß § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Ordnungswidrigkeit
Wird ein nicht zertifiziertes Aufzeichnungssystem verwendet, kann dieses gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO mit einer Geldbuße bis zu 25000 Euro als Gefährdungstatbestand geahndet werden.
Hinweis: Sollten durch den Nicht-Einsatz eines zertifizierten Auszeichnungssystems sogar Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind § 370 (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.
Anwendungszeitraum
Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau sind ab dem 1. Januar 2018 anzuwenden, wobei eine Datenübermittlung beziehungsweise die Zurverfügungstellung auf einem auswertbaren Datenträger erst ab 1. Januar 2020 erforderlich ist.
Registrierkassen, die nach dem 25. Oktober 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft werden/wurden und der sogenannte Kassenrichtlinie (BMF-Schreiben vom 26. November 2010) entsprechen, dürfen bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden, auch wenn diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können (Vertrauensschutzregelung).
Für die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die eigentlich ab dem 1. Januar 2020 erforderlich war, wurde nach einer Übergangsregelung bis zum 30. September 2020, nunmehr coronabedingt die Frist noch einmal bis zum 31.März 2020 verlängert.
Auch Bayern verlängerte die Frist zur technischen Umstellung von elektronischen Kassensystemen um sechs Monate bis zum 31. März 2021 und kommt damit einer Forderung der IHK-Organisation nach.
Bisher war vorgesehen, dass bis 30. September 2020 manipulationssichere, technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) in alle Registrierkassen eingebaut werden müssen. Durch die Corona-Krise bedingt, können wohl nicht alle Unternehmen diese Frist einhalten. Zudem sind bisher keine cloudbasierten TSE-Lösungen zertifiziert worden.
Wenn elektronische Aufzeichnungssysteme bis Ende September 2020 nicht mit einer TSE ausgerüstet werden können, wird von der Finanzverwaltung unter den folgenden Voraussetzungen längstens bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet, wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem nicht über eine TSE verfügt:
- Der Einbau wurde bis zum 31. August 2020 beauftragt.
- Es wird vom beauftragten Unternehmen bestätigt, dass der Einbau bis zum 30.09.2020 nicht durchgeführt werden konnte.
- Ein konkreter Einbautermin liegt vor.
- Der Einbau muss bis spätestens 31. März 2021 abgeschlossen sein.
- Es wird die Belegausgabepflicht erfüllt.
- Für die Veranlagungszeiträume 2010 - 2020 wurde kein Straf- oder Ordnungswidrigkeitsverfahren wegen Steuerhinterziehung bzw. Steuergefährdung durchgeführt, dass mit einer Verurteilung, einem Strafbefehl, einer Auflage oder einem Bußgeldbescheid abgeschlossen wurde.
- Nachweise der Voraussetzungen sind mit der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung aufzubewahren.
Hinweis: Die Billigkeitsmaßnahme gilt bei Vorliegen der o. g. Voraussetzungen bis auf den dem Ausrüstungstermin folgenden Tag von der Finanzverwaltung als stillschweigend gewährt. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich.
Cloud-TSE: Verschärfte Anforderungen an Cloud-basierte Lösungen
Unternehmen, die eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer Kassensysteme verwenden möchten, sollten auf Grund der eingetretenen Verzögerungen bei der Markteinführung von Cloud-TSE-Lösungen umgehend Kontakt mit ihrem Kassen-/TSE-Hersteller und ihrem Steuerberater aufnehmen und das weitere Vorgehen klären.
Verzögerungen bei Zertifizierungsverfahren
Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. „Anwenderumgebung“ zu Verzögerungen gekommen. In den noch laufenden Zertifizierungsverfahren (bzw. dem Re-Zertifizierungsverfahren Bundesdruckerei/D-Trust) hatte das BSI weitergehende Anforderungen an die sog. Anwenderumgebung gestellt.
Zusätzliche Anforderungen an Anwenderumgebung
Nach Auffassung des BSI sei es zusätzlich erforderlich, nicht nur die Cloud-TSE selbst, sondern auch die Anwenderumgebung (d.h. das Kassensystem des Unternehmens) vor Manipulationen zu schützen. Dies könne durch Implementierung eines Trusted Platform Modul 2.0 (TPM) in das Kassensystem oder aber durch eine Software-Lösung erfolgen. Diese setzt jedoch eine invasive Neukonfiguration der bestehenden und im (Re)Zertifizierungsprozess befindlichen Cloud-TSE-Lösungen der Hersteller voraus, welche voraussichtlich nicht bis zum Ablauf der länderspezifischen Fristverlängerungen (31. März 2021) umgesetzt werden kann.
CLOUD-TSE-Absicherung für Kassensystem geplant?
Diese Schritte sind jetzt wichtig
Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend Kontakt mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären:
- Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen.
Da jedoch eine Fristverlängerung eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des steuerlichen Beraters zu empfehlen. - Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller abklären und ggf. Rücktrittsklauseln, Schadensersatz-/Ausfallzahlungen etc. prüfen.
Zugleich sollte ebenfalls ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) am 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.
Auf Grund der unklaren Sachlage hat der DIHK am 25. Januar 2021 erneut gemeinsam mit den anderen Verbänden gegenüber dem Bundesfinanzministerium (BMF), dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) und den Finanzverwaltungen der Länder interveniert und um Klärung gebeten.
