Obligatorische eRechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025

Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische eRechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird. Eine digitales Meldesystem ist dagegen noch nicht Teil des Gesetzes.

• Die obligatorische Ausstellung von eRechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
• Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
• Anpassung der Definition der eRechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:
  • Als eRechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht.
  • Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
• Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als eRechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Das BMF hat mit Verbändeschreiben vom 2.Oktober 2023 erste Hinweise veröffentlicht, ob die bereits bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die Anforderung an die neue eRechnung erfüllen. Auch zum weiterem Einsatz des EDI-Verfahrens äußert sich das BMF. Das vollständige Schreiben ist auf der Seite des Deutschen Steuerberaterverbands e.V. (DStBV) veröffentlicht. Mit weiteren Verlautbarungen der Finanzverwaltung wird im Laufe des Jahres 2025 gerechnet.

Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.

In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.

Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 also in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und verarbeiten zu können.

Nicht unter die eRechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema eRechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig eRechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten bzw. umzustellen. Soweit bekannt möchte die Finanzverwaltung die Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung von eRechnungen unterstützen. Hier bleiben die weiteren Umsetzungsarbeiten abzuwarten.

Die aktuellen Überlegungen von Bund und Ländern zum elektronischen Meldesystem stehen in Kontext der weiteren Beratungen auf europäischer Ebene. So sieht man dort die obligatorische eRechnung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Einführung eines elektronischen Systems zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an die Finanzverwaltung.

Der vorliegende EU-Vorschlag sieht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ein verpflichtendes, transaktionsbasiertes Reporting in Echtzeit vor. Gleichzeitig sollen die „Zusammenfassenden Meldungen“ zum 1. Januar 2028 abgeschafft werden.