Forderungsmanagement
Welcher Unternehmer kennt das nicht: Die Auftragslage ist eigentlich zufriedenstellend, die Leistungen werden gut und pünktlich erbracht. Trotzdem sieht der Kontostand nicht rosig aus. Grund ist die schlechte Zahlungsmoral der Kunden. Es können teure Überziehungskredite oder sogar erhebliche Liquiditätsschwierigkeiten entstehen.
Unternehmer sollten deshalb ihre Gläubiger und die ausstehenden Zahlungen (Forderungen) im Auge behalten. Sie müssen sich wie professionelle Kreditgeber verhalten und ihre Forderungen aktiv 'managen'.
Grundsätzlich lassen sich drei Bereiche des Forderungsmanagements unterscheiden:
a) Maßnahmen im Unternehmen
b) Einzug fälliger Forderungen durch Dritte
c) Absicherung des Ausfallrisikos
Forderungsmanagement
Bauen Sie eine persönliche Geschäftsbeziehung zum Kunden auf!
Durch den Aufbau einer persönlichen Geschäftsbeziehung wird es Ihren Kunden schwerer fallen, fällige Forderungen nicht zu begleichen. Bei Zahlungsschwierigkeiten erleichtert ein Vertrauensverhältnis des weiteren konstruktive Lösungen - wie z. B. die Zahlung in mehreren Raten.
Prüfen Sie laufend die Kreditwürdigkeit (Bonität) Ihrer Kunden!
Räumen Sie nur Kunden, die Sie vor Abschluss der Lieferverträge überprüft haben, Zahlungsziele ein. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die eine Bewertung der Kundenbonität erlauben. Kunden mit unzureichender oder unbekannter Bonität sollten Sie keinen Kredit einräumen. Bonitätsauskünfte (z. B. bei Creditreform, Bürgel sowie dun & bradstreet für internationale Kunden oder SCHUFA für Privatkunden) sind oft ihr Geld wert.
Gehen Sie von einer Verschlechterung in der Bonität Ihres Kunden aus, wenn beispielsweise das Zahlungsverhalten auffällig wird:
- Hat sich das Zahlungsziel des Kunden innerhalb des vereinbarten Rahmens verschoben?
- Überschreitet der Kunde das Zahlungsziel? Wenn ja, wie häufig?
- Zahlt der Kunde Teilbeträge, obwohl eine Teilzahlungsvereinbarung nicht getroffen wurde?
- Hat der Kunde hohe Lagerbestände?
- Hat sich der Zustand der Maschinen verschlechtert?
- Lässt das Image der Produkte im Vergleich zur Konkurrenz nach?
- Werden erhöhte Rabatte, Nachlässe oder Sonderangebote gewährt?
- Sind die Kapazitäten nicht ausgelastet?
Vorkasse für Lieferungen und Leistungen
In angespannten Beziehungen zu Unternehmen in Schwierigkeiten oder bei Neukunden mit schlechter Bonität sollten konsequente Entscheidungen zur Gestaltung von Leistung und Gegenleistung getroffen werden. Zur Sicherheit der eigenen unternehmerischen Basis sollte für die Geldleistungspflicht am besten Vorkasse vereinbart werden.
Skonto statt großzügiger Zahlungsziele
Verkaufen Sie Ihre Leistung nicht über großzügige oder branchenunübliche Zahlungsziele. Bieten Sie Ihrem Kunden lieber Anreize, möglichst frühzeitig zu zahlen. Belohnen Sie ihn durch Skontoangebote, z. B.: 3 Prozent bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, 2 Prozent innerhalb von 20 Tagen, 1 Prozent innerhalb von 30 Tagen.
Stellen Sie Ihre Rechnungen so schnell wie möglich!
Wenn Sie Ihre vereinbarte Leistung erbracht haben, zögern Sie nicht damit, unverzüglich Ihre Forderung in Rechnung zu stellen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die erbrachten Leistungen korrekt und vollständig aufzählen. Stellen Sie sicher, dass die jeweils vereinbarten Preise in Rechnung gestellt werden. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in Ihrer Rechnung kann von Ihrem Kunden dazu genutzt werden, die Zahlung hinauszuschieben oder zu verweigern. Bei neuen oder unzuverlässigen Kunden sollten Sie gleich bei Lieferung kassieren.
Anzahlungen aushandeln
Gerade bei Auftragsarbeiten sind Anzahlungen üblich. Erhalten Sie so einen Vorschuss, kann der Kunde eine Erfüllungsbürgschaft fordern, die ihm die Gegenleistung absichert.
Abschlagsrechnungen stellen
Je nach Projektfortschritt stellen Sie den Kunden eine entsprechende Abschlagsrechnung.
Bequeme Zahlung anbieten
Machen Sie Ihrem Kunden die Zahlung so einfach wie möglich. Fügen Sie vorausgefüllte Überweisungsformulare bei, der Kunde muss dann nur noch unterschreiben und seine Kontoverbindung angeben.
Lastschriftverfahren bei Stammkunden nutzen
Mit dem Lastschriftverfahren können Sie die fälligen Zahlungen Ihrer Kunden selbst einziehen. Die Forderungen werden bei Einreichen bei der Bank sofort gutgeschrieben. Es gibt zwei Arten von Lastschriftverfahren:
- Einzugsermächtigungsverfahren (Bankeinzug): Sie besorgen sich zuvor die schriftliche Einverständniserklärung des Kunden. Der Kunde kann innerhalb von 6 Wochen der Abbuchung widersprechen. Anwendung bei regelmäßig einzuziehenden Kleinbeträgen.
- Abbuchungsauftrag: Ihr Kunde erlaubt seiner Bank, Ihre Lastschriften abzubuchen. Diese Erlaubnis kann er jederzeit widerrufen. Anwendung bei unregelmäßig einzuziehenden größeren Beträgen.
Überwachen Sie Ihre Zahlungseingänge!
Stellen Sie sicher, dass Zahlungstermine und Zahlungsbeträge in Ihrem Rechnungswesen genauestens überwacht werden. Ihr Kunde erwartet von Ihnen pünktliche Lieferung. Verlangen Sie von Ihrem Kunden daher auch, dass er die vereinbarten Zahlungsziele einhält.
Organisieren Sie Ihr Mahnwesen!
Auch wenn aufgrund des 'Gesetzes zur Beschleunigung fälliger Zahlungen' keine Mahnungen mehr notwendig sind, sollten Sie dennoch nicht gleich 'mit der Tür ins Haus fallen'. Freundliche und persönlich formulierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen helfen manch einem Kunden doch noch auf die Sprünge. Bevor Sie Ihren Kunden die erste Mahnung schicken, sollten Sie intern prüfen, ob Sie Ihre Leistung wie vereinbart erbracht haben: Ist die Lieferung vollständig erfolgt? Liegen berechtigte Reklamationen vor? Wann ist die korrekte Rechnung an den Kunden versandt worden? Liegen Buchungsfehler vor? Welches Zahlungsziel wurde eingeräumt? Eine Formvorschrift für Mahnungen ist nicht zu beachten.
Wann welche Instrumente wie z.B. Mahnverfahren, Zwangsvollstreckung usw. eingesetzt werden sollten, ist in der nachfolgenden „Praxishilfe: Forderungen dursetzen“ ausführlich erläutert.
Einzug fälliger Forderungen durch Dritte - Forderungsmanagement durch Inkasso
Als Inkasso wird der Einzug fremder - bzw. zum Zwecke des Einzugs abgetretener - Forderungen bezeichnet. Die überwiegende Mehrzahl ordentlicher Inkassoverfahren wird in Kombination mit dem Mahnwesen von Factoring-Unternehmen betrieben. Im Rahmen der Außenhandelsfinanzierung spielt insbesondere das Dokumenteninkasso eine besondere Rolle. Sofern Forderungen durch einen Wechsel verbrieft sind, folgt ebenfalls nach durchgeführtem Wechselprotest und evtl. erfolglosem Wechselprozess das Inkasso der Forderungen von den übrigen Wechselbeteiligten. Sofern eine Forderung nicht abgetreten bzw. verkauft wurde, und so von einem neuen Eigentümer eingezogen wird, handelt es sich bei einem Inkasso für fremde Rechnung um einen Geschäftsbesorgungsvertrag gemäß § 675 BGB.
Forderungsmanagement durch Absicherung des Ausfallrisikos
Durch folgende zwei Verfahren kann das Ausfallrisiko abgesichert werden. Dabei ist grundsätzlich zu beachten, dass für die Leistung natürlich auch Kosten anfallen. Bevor man also einen externen Dienstleister engagiert, sollte eine qualifizierte Kosten-Nutzen-Bewertung erfolgen.
Factoring
Factoring bezeichnet den Verkauf von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen vor deren Fälligkeit an eine Factoring-Bank (Factor). Diese übernimmt je nach Vertrag unterschiedliche Funktionen für das Unternehmen (Klient): Der Factor sichert die Liquidität des Klienten, indem er ihm die offenen Forderungen sofort nach Rechnungsstellung gutschreibt. Dieser Service ist nicht kostenlos: Zusätzlich zu den banküblichen Zinsen fallen Gebühren an, die von Anbieter zu Anbieter variieren.Das Factoring hat also eine Doppelfunktion: Zum einen entfällt das Risiko des Forderungsausfalls und zum anderen wird Liquidität dem Unternehmen erhalten.
Kreditversicherung
Unternehmen können sich gegen ausbleibende Zahlungen versichern. Die Versicherung zahlt dann, wenn Außenstände offen bleiben, weil der Kunde zahlungsunfähig ist. Ein Unternehmen ist zahlungsunfähig, wenn
- das Insolvenzverfahren eröffnet oder die Eröffnung vor Gericht abgelehnt worden ist.
- mit sämtlichen Gläubigern ein außergerichtlicher Liquidationsvergleich zustande gekommen ist.
- eine vom Versicherungsnehmer vorgenommene Zwangsvollstreckung nicht erfolgreich war.
Eine Form der Kreditversicherung ist der sogenannte Avalkredit. Bei diesem bürgt ein Institut (z. B. Bank) für seinen Kunden, dass dieser die eingegangenen Verpflichtungen aus einem vertraglichen Geschäft einhalten kann. Sollte dies nicht der Fall sein, so kann der Bürge verpflichtet werden, die Leistung zu erbringen.
Praxishinweis: Kontrolle und Steuerung von Forderungsbeständen
Das Forderungsmanagement ist Teil des Working Capital Management. Die Steuerung von Forderungsbeständen kann über ein „Cockpit“ gelöst werden, das alle wesentlichen Leistungsgrößen (engl. Key Performance Indicators, kurz: KPIs) abbildet.
Die vier wichtigsten Kennzahlen im Forderungsmanagement:
Die Debitorenlaufzeit (engl. Days Sales Outstanding, kurz: DSO) gilt als eine der zentralen Zielgrößen des Forderungsmanagements. Sie beschreibt die Anzahl von Tagen, die vom Zeitpunkt der Rechnungsstellung (=Rechnungsdatum) bis zum Zahlungseingang auf dem Bankkonto des Lieferanten vergehen. Die Debitorenlaufzeit gibt Aufschluss über das Zahlungsverhalten von Kunden und das Mahnwesen des Unternehmens. Geringe, beziehungsweise sinkende DSO sind ein gutes Signal. Hohe und steigende DSO sollten Anlass für eine Überprüfung der Außenstände sein.
Die Umschlaghäufigkeit der Forderungen (engl. Receivables Turnover) spiegelt das Verhältnis von Umsatzerlösen zum Gesamtforderungsvolumen wider. Je höher der Umschlag ist, desto schneller können die Forderungen in liquide Mittel umgewandelt und an das Unternehmen zurückgeführt werden. Ein besonders hoher Wert dieser Kennziffer ist ein positives Zeichen. Er gibt uns Aufschluss darüber, dass die Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen und der Forderungsbestand (unbezahlte Rechnungen) niedrig ist. Ein Rückgang dieser Kennzahl ist negativ zu bewerten, da die Kapitalbindung in den Forderungen zunimmt.
Im Rahmen der Forderungsbestands-Analyse hat der Anteil überfälliger Forderungen (engl. Overdue Rate) eine prominente Stellung erlangt. Diese Kennzahl gibt den Anteil der Forderungen am Umsatz an, die über das Zahlungsziel hinausgehen, in Verzug sind.
Die Forderungsausfallrate (engl. Bad Debt Rate) gibt den Anteil der uneinbringlichen bzw. abgeschriebenen Forderungen im Verhältnis zum Umsatz an. Da die Forderungsausfallrate eine direkte Aussage über die Effizienz der Maßnahmen des Unternehmens zur Vermeidung von Forderungsverlusten zulässt, ist die Kennzahl ein Anhaltspunkt zur Beurteilung der operativen Leistungsfähigkeit des Forderungsmanagements.
